Calcular la ruta crítica

Objetivos

El método de la ruta crítica tiene dos objetivos:

  • Estimar la duración mínima del proyecto conociendo la duración de las actividades que hay que realizar
  • Determinar el nivel de flexibilidad que tienen las actividades que tenemos que hacer en cuanto a sus inicios y fines, sin que éstos afecten a la duración de otras actividades dependientes o incluso a la duración del proyecto. Serán las actividades sin holgura las que formen el camino crítico y sobre las que tendremos que actuar si queremos reducir la duración del proyecto o, simplemente, controlar más de cerca para que la fecha de entrega del proyecto no se vea comprometida

Definiciones clave

  • Inicio temprano: lo más temprano que podemos iniciar una actividad en un proyecto, teniendo en cuenta la secuencia y duración de sus actividades predecesoras
  • Inicio tardío: lo más tarde que podemos iniciar una actividad en un proyecto, sin que afecte a la fecha de inicio temprano de sus actividades sucesoras, teniendo en cuenta la duración de la propia actividad
  • Final temprano: lo más temprano que podemos finalizar una actividad, teniendo en cuenta la secuencia y duración de sus actividades predecesoras y su duración
  • Final tardío: lo más tarde que podemos finalizar una actividad en un proyecto sin que afecte a la fecha de inicio temprano de sus actividades sucesoras
  • Holgura o Flexibilidad: cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse o extenderse respecto de su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar restricción alguna del cronograma.
    • Holgura libre: cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar el inicio temprano de la actividad siguiente.
    • Holgura total: cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar la finalización del proyecto o de un hito intermedio. Es el resultado de la resta “Inicio tardío – Inicio temprano”
    • Holgura del proyecto: cantidad de tiempo que un proyecto puede retrasarse sin retrasar la fecha requerida impuesta externamente por el cliente, la dirección o un compromiso anterior del responsable de proyecto

Método de cálculo

El primer paso para calcular el camino crítico de un proyecto es representar todas sus actividades mediante un diagrama de red donde las actividades son recuadros y las dependencias se representan por flechas. Cada recuadro de cada actividad contendrá la siguiente información:

 

 

Vayamos paso por paso para calcular estos datos sobre un ejemplo. Tenemos 4 actividades en un proyecto:

  • A, que dura 5 unidades de tiempo
  • B, que dura 5 unidades de tiempo y depende de que esté finalizada A
  • C, que dura 10 unidades de tiempo y depende de que esté finalizada A
  • D, que dura 15 unidades de tiempo y requiere que estén finalizadas B y C

Representar las actividades con sus nombres, dependencias y duración

Las unidades de medida de las actividades pueden ser cualesquiera: días, horas, meses, puntos … pero tienen que estar claras desde el principio. Representamos las dependencias y duraciones en un diagrama:

Calcular los inicios y fines tempranos de cada actividad

Para simplificar el cálculo de todos los datos, tendremos en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Los proyectos empiezan el primer día de proyecto. Parece una tontería, pero es simplemente fijar que el inicio temprano de la primera actividad será el día 1 del proyecto (con independencia de que después calculemos las fechas)
  • El diagrama se recorre de derecha a izquierda
  • Cuando dos actividades dependen de una, su fecha de inicio temprano es la misma (parece natural)
  • Cuando una actividad depende de dos, su fecha de inicio temprano vendrá dada por la que más tarde termine de las dos de las que depende

Con estos criterios, cubrimos el diagrama anterior:

 

En este momento tenemos la duración del proyecto según las estimaciones de cada una de las actividades: en total 30 unidades de tiempo

Estas unidades de tiempo habrá que ponerlas sobre el calendario y tener en cuenta las jornadas laborables. Por ejemplo:

  • Si las unidades de tiempo son días y el proyecto ha de empezar el lunes 23 de mayo, la fecha de fin de proyecto según la estimación de las actividades es el 1 de julio (30 días laborables después).
  • Si las unidades de tiempo son horas, tendremos el proyecto finalizado el 26 de mayo
  • Si las unidades de tiempo son puntos, tendremos que conocer el número de puntos por jornada de los recursos que participan, para poder calcular el total. Si el promedio fuesen 12 puntos, antes de finalizar la jornada del 25 de mayo, el proyecto estaría finalizado

Calcular los inicios y fines tardíos

Ahora vamos a hacer el ejercicio al revés, y partiendo del final, recorreremos el diagrama de izquierda a derecha.

Calcular las holguras

El último paso es el de determinar las holguras, que son simplemente la resta de FinTardío – FinTemprano o InicioTardio-InicioTemprano

Se han remarcado 3 actividades “especiales”. Son especiales porque tienen holgura 0, es decir, no pueden retrasar ni su inicio ni su fin sin que éste afecte a otras tareas o a la duración del proyecto. En este ejemplo, la secuencia ACD es nuestro camino crítico.

Ejemplos de toma de decisiones

Ya hemos calculado nuestro diagrama de actividades, determinado la duración del proyecto y establecido el camino crítico. ¿Qué hacemos con esta información?

Ejemplo 1: El cliente nos indica que el proyecto debe estar completado en 28 días.

Está claro que hay que recortar 2 días la duración pero, ¿dónde recortar?

  • ¿Qué pasa si recortamos 2 días a B? Que hemos hecho esfuerzo en vano, porque D no puede comenzar hasta que C no está completada. Esto ocurre porque B tiene holgura, no está en el camino crítico
  • ¿Cuál será la decisión correcta? Recortar un porcentaje de cada actividad puede estar bien, o también recortar los días a las actividades de mayor duración. Por ejemplo 1 día a C y otro a D. Con esto tendríamos el siguiente diagrama:

 

Ejemplo 2: La actividad A, al inicio del proyecto, nos ha llevado 6 días. ¿Qué debemos hacer?

Es una actividad del camino crítico, por lo que su retraso sumará dicho retraso a la duración total del proyecto.

  • Si no queremos retrasarnos, toca recortar 1 día a la actividad C o D, que también están en el camino crítico.
  • Si no podemos evitar el retraso, hay que informar cuanto antes al cliente de esta posible demora, para gestionar su expectativa.

 

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Estreno del aula de Genesal Energy

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Viernes, dos de la tarde, aula de Genesal Energy  preparada para inaugurar el primer curso de formación interna y yo soy la afortunada que ha tenido el placer de que Julio Arca invite … o líe, como él decía en la presentación, a estrenarla con un curso de Gestión de Proyectos, que permitirá a los chicos de Genesal el poder optar a la certificación PMP®.

El aula es preciosa, no falta un detalle para facilitar el que todos estemos cómodos, incluyendo agua y café para todos. No se les escapa un detalle … y por delante el reto de que un viernes por la tarde, un grupo heterogéneo de técnicos y no técnicos, cansados de la semana, sobrevivan a la primera jornada de formación en Gestión de Proyectos.

Empieza la sesión … antes de nada, saber quién es quién … Alejandro, Manuel, Javier, Xabi, Cristina, Noel, Miguel, Jose, Celso, Alberto, Marcela, Rolando, Alex, Marcos, Beatriz y Elisa ¿sí? … uno a uno, totalmente transparentes, contando lo que sabían de gestión, lo que esperaban del curso … unos con ganas, otros a los que habían liado como a mí, todos esperando a ver qué salía de todo esto.

Y empezamos … qué hacer para certificarse, requisitos, tipo de examen, quien es PMI,  qué es el PMBoK, qué se necesita para presentarse al examen, cómo es el examen … Paz, eres un fenómeno … ¡¡¡ya los has asustado a todos!!! Así que ahora queda el resto de la tarde para tratar de “desasustarlos” …  No sé si lo habré conseguido … o si “Bichirillo”, nuestro muñeco de consejos lo habrá hecho … al menos alguna sonrisa sí consiguió …

No sé cómo habrá resultado la sesión para ellos, espero ansiosa sus críticas … como decíamos ayer en la sesión, tanto las constructivas como las destructivas, a las que si les sacamos la parte emocional que nos hace rechazarlas al principio, también se sacan cosas en limpio … y se aprende.

Y mientras espero comentarios, ruegos, preguntas, aclaraciones, aportaciones, desde aquí mi más sincero agradecimiento a todos ellos, por la acogida, por la participación, tímida al principio por parte de algunos, con alguna risa más tarde … e incluso alguna carcajada, y por ser un grupo tan involucrado … que no implicado … más cerdos que gallinas ;). Espero poder haceros el curso tan fácil como vosotros lo habéis hecho conmigo.

Gracias!! … y hasta la próxima sesión …. Haced los deberes 🙂

Mantener la certificación PMP®

puzzle_pieces_house_teamwork_1600_clr¡Lo hemos conseguido! Hemos pasado la certificación y ya somos oficialmente profesionales de la dirección de proyectos PMP®.  Nos sentimos bien, nos ha costado un esfuerzo nada desdeñable pero … ¿ya está?… Pues no, no está. Como toda certificación que se precie, la de Dirección de Proyectos hay que mantenerla, demostrar que seguimos trabajando en ello, que nos seguimos formando y actualizando. Uno de los principios del PMP es la mejora continua; para mantener la coherencia, también los profesionales de PMP hemos de seguir mejorando.

¿Y cómo se mantiene la certificación? Cada 3 años, que es la vigencia de la certificación, habrá que que justificar:

  • 60 PDUs (Professional Development Unit)
  • 15 hs de formación en Gestión de Proyectos
  • Actividad profesional relacionada con la dirección de proyectos
  • Mantener el compromiso de Código de Ética profesional

No parece demasiado salvo por eso de las PDUs… ¿cómo se consiguen? Es mucho más sencillo de lo que parece, aunque el “susto inicial” porque no tenemos claro cómo se hace puede preocuparnos. Intentaré ir paso a paso:

  1. Es obligatorio estar registrado en pmi.org (no necesariamente ser socio de PMI, sino darse de alta en la web, de manera gratuita pmp1
  2. Acceder con el usuario que hemos registrado pmp2
  3. Seleccionar la opción myPMI del menú para acceder a nuestra página personal, donde uno de los submenús será nuestro dashboard (cuadro de mando de estado) pmp3
  4. Una de las opciones del estado de la certificación  es el de “Report PDUs“, que es la que deberemos seleccionar cada vez que queramos informar de que hemos realizado un curso, trabajado como DPs, hecho un seminario, o cualquiera de las opciones que hay para “ganar” estas PDUs.
  5. Registremos entonces una PDU accediendo al menú. pmp4

Hay muchas opciones para ganar PDUs:

  • Hacer cursos formales tanto presenciales como virtuales. Cada vez que hagamos un curso de este tipo, registraremos esta opción en Course or Training para que estas horas queden registradas. Cada hora de curso de formación oficial reconocido por PMI equivale a 1 PDU.
  • Trabajar como DP. Cada mes de trabajo relacionado con la gestión de proyectos es 1 PDU, hasta un máximo de 36. En este caso la opción elegida para reportar será Work as a Practitioner
  • Organización de meetings. Si has organizado una reunión relacionada con dirección de proyectos o management, se pueden reportar hasta 2 PDUs en Organization Meetings
  • Creación de contenido, artículos o webminars. También en este caso puedes reportar PDUs sin límite. Estas PDUs requerirán la aprobación de PMI previa, pero no suele ser problemático si el contenido está relacionado con la dirección de proyectos en cualquiera de sus facetas (no necesariamente PMP, sino que pueden ser otras metodologías de gestión)
  • Asistencia a webminars. Existen una serie de proveedores que realizan webminars que se pueden convalidar con PDUs. En el formulario que hay que cubrir para reportarlas está la lista de fabricantes.
  • Realización de presentaciones, de nuevo relacionadas con la dirección de proyectos, y requerirán además la validación de PMI
  • Lectura de libros, artículos y blogs relacionados con el management. Habrá que indicar título, autor, contenido y fechas y solicitar un número de PDUs que el PMI aceptará … o no. Este blog en concreto está aceptado como contenido reportable.
  • Compartir conocimiento a través de distintos medios. También ha de ser validada por PMI
  • Aprendizaje informal derivado de reuniones y formación informal que se pueda llevar a cabo dentro de tu compañía
  • Voluntariado. Dentro de PMI hay actividades de voluntariado para prestar servicios de asesoría y dirección de proyectos de manera voluntaria, sin retribución. Estas actividades aportan PDUs además de la gran experiencia de compartir.

Algunas de las PDUs se aprueban directamente, y otras requerirán la aprobación del PMI, que nos devolverá un correo electrónico indicando la aprobación o denegación de las PDUs en un plazo de 24 – 48 horas.

Espero que así sea más fácil y dé menos miedo este “misterio” de las PDUs. ¡A por ellas!

 

 

 

Preparar PMP … ¿sabías que…?

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Hemos preparado concienzudamente los procesos, sus entradas, sus salidas, sabemos lo que hace cada uno, pero llegamos al examen de certificación de PMP y nos encontramos con 200 preguntas a las que hay que contestar, una tras otra, durante 4 horas … es agotador. Cuando llevamos un par de horas de examen la cabeza no funciona tan lúcida como al principio, pero parece que a los examinadores no les importa eso … de hecho quieren ver como un buen project manager funciona con la cabeza cansada, y “esconden” preguntas sencillas dentro de escenarios rebuscados.

Os pongo un ejemplo de una pregunta real:

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Estamos trabajando en un proyecto para la construcción de un nuevo equipo para una unidad de cuidados intensivos. La calidad del proyecto y del producto se han planificado con todo detalle y se ha hecho revisar y aceptar específicamente por los interesados cuya opinión era fundamental en este aspecto, entre ellos el patrocinador del proyecto y usuario clave del nuevo equipo. Con todo, cuando el proyecto está en fase avanzada de ejecución, el patrocinador nos manifiesta una cierta preocupación de que a pesar de haber dedicado muchos esfuerzos a la planificación de la calidad, no se está aplicando con la rigurosidad que se había planificado. ¿Qué proceso debería darnos la tranquilidad de que efectivamente se está aplicando la calidad tal y como fue planificada?
a. Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto
b. Validar el alcance
c. Realizar el aseguramiento de la calidad
d. Controlar la calidad

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Con todo el cariño del mundo y espero que nadie se ofenda … menudo pedazo de ladrillo!!!

Primero, es así como viene redactada. Sin espacios entre párrafos, sin puntos y aparte … ¿para qué si se gastan más líneas? … Y ahí estamos rompiéndonos la cabeza intentando hacernos con la situación del escenario que describe …

¿Es lo correcto? En la vida real, ciertamente lo es. Hay que conocer el escenario en el que se desarrolla nuestro proyecto. Pero es que estamos en un examen en el que tenemos un minuto para contestar cada pregunta, así que seamos prácticos … Rehago la pregunta en modo “práctico” … me cargo el escenario …

¿Qué proceso debería darnos la tranquilidad de que efectivamente se está aplicando la calidad tal y como fue planificada?
a. Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto
b. Validar el alcance
c. Realizar el aseguramiento de la calidad
d. Controlar la calidad

Está clarísimo … Realizar el aseguramiento de la calidad es el proceso de que asegura que la calidad de aplica tal y como se ha planificado. Así que, opción C y a la siguiente pregunta. Hemos invertido … ¿10 segundos? 15 si queremos leer las opciones y no vamos a tiro fijo.

Pues esta “costumbre” de embarullar con escenarios es muy común. Yo os aconsejo lo que a mí me aconsejaron en su día … lee primero la pregunta sin escenario y comprueba si la respuesta es claramente una de las 4 opciones. Si quieres leer el escenario después para asegurar, adelante … hay de quienes somos maniáticos y tenemos que leerlo todo 🙂 (me incluyo) pero reconozco que sin este “truco” finalizar el examen que me tocó a mí, donde el 90% eran escenarios, habría sido casi imposible.

Espero que os resulte útil!! … Al menos tanto como a mí 🙂

Preparar PMP … ¿sabías que…?

Conviene prestar mucha atención a cómo están redactadas las preguntas y el verbo o palabras clave que utilizan… Puede ser la diferencia entre contestar bien

sabias que 1

Una de las dificultades del PMP es que muchas veces las preguntas son engorrosas, engañosas, están redactadas en negación y, por qué no decirlo, tienen una buena dosis de “mala leche”. Para enfrentarnos a ellas, hay que tener en cuenta que en cada grupo de procesos hay palabras que nos dan pistas de qué escenario tenemos delante. Por ejemplo, si dice “alto nivel” seguro que estamos en los procesos de iniciación, si habla de “planificar, estimar, plantear”… en los de planificación. Busca las palabras clave antes de contestar, será una buena pista.

Muchas veces en un mismo enunciado se cambia una sola palabra, un solo verbo. Esa es la clave. ¡Hay que entrenar en fijarse en ello!

Pasos para la obtención de la certificación PMP

La certificación Project Management Professional (PMP), emitida por el PMI es la certificación en dirección de proyectos de mayor reconocimiento en la industria y certifica la experiencia, capacitación y competencia para dirigir exitosamente proyectos.

  • Credencial de alto nivel
  • Otorgada por organismo independiente
  • Administrada con rigor
  • Basada en un examen y en la experiencia profesional
  • Promueve un código ético para el ejercicio de la profesión y si no se cumple se pierde la certificación
  • Tiene caducidad (3 años) durante los cuales hay que demostrar la continuidad mediante PDUs (60 unidades)

Antes de enfrentarse a la certificación hay que tener en cuenta que se trata de una acreditación que requiere, además de unos requisitos previos, una preparación concienzuda que nos consumirá tiempo de estudio con el que debemos contar antes de planteárnoslo.

En cinco pasos:

 

obtención certificación

  • Tipo 1
    Título universitario o equivalente
    Mínimo 4500 horas de experiencia en Dirección de Proyectos
    35 horas demostrables de formación en Dirección de Proyectos
  • Tipo 2
    Título de bachillerato o equivalente
    Mínimo 7500 horas de experiencia en Dirección de Proyectos
    35 horas demostrables de formación en DP en Dirección de Proyectos

 

  • Condiciones del examen de certificación:
    • Duración: 4 horas
    • No hay pausas
    • Se puede salir pero no se para el reloj
    • 200 preguntas tipo test:
      175 preguntas se evalúan
      25 preguntas no puntúan
    • Nota de corte: 62% (es un valor aproximado que puede variar ligeramente de un año a otro)

En siguientes post iré dejando trucos para preparar el examen y consejos que me han servido a mí y a muchos de los directores de proyecto que conozco y se han sacado la certificación. Mucho ánimo!!

Estimaciones de un proyecto

Cuando nos enfrentamos a un nuevo proyecto, parece de sentido común que lo primero que tenemos que hacer es “sentarnos a pensar”… qué hacer y cómo hacerlo y hacer una estimación de los costes, ya sea en horas o en euros, pero, ¿y si no tenemos la más remota idea? ¿Y si es la primera vez que nos enfrentamos a un reto parecido? ¿Y si se trata de un proyecto innovador donde sólo sabemos lo que nos gustaría obtener, lo que el cliente querría tener, pero no tenemos una idea clara de cuál va a ser el resultado final?

Seguro que todos nos hemos enfrentado alguna vez a situaciones parecidas. Viene nuestro responsable, el director de la compañía o el responsable comercial y nos dice: “Necesito que estimes el coste de este proyecto para mañana”… Hemos tenido suerte, a veces lo piden también “para ayer”.

Cuando se trata de un proyecto similar a otros que hemos hecho podremos basar la estimación en nuestros datos históricos, tipo de cliente, tipo de proyecto, equipo que lo va a llevar a cabo, plazos realistas en los que en otras ocasiones se ha ejecutado, y muchos otros factores que nos ayudarán a decidir. Además, existen muchas herramientas que nos pueden ayudar a dar una estimación en función del tipo de proyecto que ejecutemos, desde técnicas Delphi, analogías, técnicas de descomposición o simuladores.

Pero, ¿y si no es así? ¿Si es nuevo para nosotros o incluso para la compañía? ¿Qué hacer entonces? ¿Nos lanzamos al vacío y “vamos viendo”? Esa técnica de “a salto de mata” y de “ya vamos viendo” no suele dar nada más que dolores de cabeza, disgustos y malentendidos, así que vale la pena hacer un esfuerzo, estimarlo y ser absolutamente transparentes y claros con una verdad como un templo… LAS ESTIMACIONES ESTÁN SUJETAS A ERROR. ¿Cuándo no tenemos error? A posteriori, a toro pasado, cuando vienen todos a opinar sobre si habría sido mejor esta u otra decisión, pero antes de empezar, seamos claros: cuanto menos conocimiento tengamos, más porcentaje de error cometeremos.

En estas situaciones suelen resultar muy útiles las técnicas de gestión ágil, planificar el proyecto en iteraciones en las que iremos entregando resultados al cliente, éste nos dará feedback y en base a éste iremos construyendo.

Ya, sí, pero … ¿y la primera estimación? Pues cambiemos el chip, no pensemos en la cantidad de trabajo que puede hacer una persona al día; porque no lo sabemos y porque cada persona tiene una productividad diferente que incluso depende del tipo de tarea. ¿Y si no estimamos por horas… cómo lo hacemos? Las técnicas ágiles proponen una técnica de estimación por PUNTOS, en la que le damos un punto a una tarea conocida por todo el equipo y, a partir de ella, cada miembro del equipo le da puntos a los demás. Cuando todos los miembros del equipo vota, curiosamente las aproximaciones se van aproximando a un número con el que todos nos encontramos cómodos, y que consideramos como válido para arrancar. La premisa es que cuanto mayor es el valor, obviamente mayor es el error cometido: todos sabemos diferenciar entre tareas que llevan 1 hora o 2 horas, pero aproximar si nos llevará 123 horas o 127 es mucho más complicado ¿o no?

Para empezar a “jugar” con estas estimaciones, existe una técnica basada en la Serie de Fibonacci, que es una serie numérica en la que cada número se obtiene de la suma de los dos anteriores: 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, …

Las barajas de “planning poker” se basan en la serie de Fibonacci  pero tienen ciertas variaciones. Se incluye el 0 para elementos que requieren un esfuerzo casi nulo y  1/2 para actividades muy pequeñas pero que ya tienen un poquito de entidad. Además, a partir del 21 las barajas suelen pasar al infinito (∞) y que significará que la tarea se ve demasiado compleja para estimarla al completo y es mejor dividirla y volver a estimar. También suelen incorporar una carta de “pausa” que los miembros del equipo desean parar el análisis para continuarlo más tarde y una interrogación para situaciones en las que no se tiene ni idea del tiempo y habrá que comentarlo.

BarajasPlanningPoker.jpg

¡Adelante! Involucra a tu equipo para que te ayude a estimar y verás que, además de ello, se sentirá partícipe de las decisiones que se tomen y se consolidará la sensación de pertenencia, de equipo, indispensable para el éxito de los proyectos.