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Técnicas de gestión ágil

Estimaciones de un proyecto

Cuando nos enfrentamos a un nuevo proyecto, parece de sentido común que lo primero que tenemos que hacer es “sentarnos a pensar”… qué hacer y cómo hacerlo y hacer una estimación de los costes, ya sea en horas o en euros, pero, ¿y si no tenemos la más remota idea? ¿Y si es la primera vez que nos enfrentamos a un reto parecido? ¿Y si se trata de un proyecto innovador donde sólo sabemos lo que nos gustaría obtener, lo que el cliente querría tener, pero no tenemos una idea clara de cuál va a ser el resultado final?

Seguro que todos nos hemos enfrentado alguna vez a situaciones parecidas. Viene nuestro responsable, el director de la compañía o el responsable comercial y nos dice: “Necesito que estimes el coste de este proyecto para mañana”… Hemos tenido suerte, a veces lo piden también “para ayer”.

Cuando se trata de un proyecto similar a otros que hemos hecho podremos basar la estimación en nuestros datos históricos, tipo de cliente, tipo de proyecto, equipo que lo va a llevar a cabo, plazos realistas en los que en otras ocasiones se ha ejecutado, y muchos otros factores que nos ayudarán a decidir. Además, existen muchas herramientas que nos pueden ayudar a dar una estimación en función del tipo de proyecto que ejecutemos, desde técnicas Delphi, analogías, técnicas de descomposición o simuladores.

Pero, ¿y si no es así? ¿Si es nuevo para nosotros o incluso para la compañía? ¿Qué hacer entonces? ¿Nos lanzamos al vacío y “vamos viendo”? Esa técnica de “a salto de mata” y de “ya vamos viendo” no suele dar nada más que dolores de cabeza, disgustos y malentendidos, así que vale la pena hacer un esfuerzo, estimarlo y ser absolutamente transparentes y claros con una verdad como un templo… LAS ESTIMACIONES ESTÁN SUJETAS A ERROR. ¿Cuándo no tenemos error? A posteriori, a toro pasado, cuando vienen todos a opinar sobre si habría sido mejor esta u otra decisión, pero antes de empezar, seamos claros: cuanto menos conocimiento tengamos, más porcentaje de error cometeremos.

En estas situaciones suelen resultar muy útiles las técnicas de gestión ágil, planificar el proyecto en iteraciones en las que iremos entregando resultados al cliente, éste nos dará feedback y en base a éste iremos construyendo.

Ya, sí, pero … ¿y la primera estimación? Pues cambiemos el chip, no pensemos en la cantidad de trabajo que puede hacer una persona al día; porque no lo sabemos y porque cada persona tiene una productividad diferente que incluso depende del tipo de tarea. ¿Y si no estimamos por horas… cómo lo hacemos? Las técnicas ágiles proponen una técnica de estimación por PUNTOS, en la que le damos un punto a una tarea conocida por todo el equipo y, a partir de ella, cada miembro del equipo le da puntos a los demás. Cuando todos los miembros del equipo vota, curiosamente las aproximaciones se van aproximando a un número con el que todos nos encontramos cómodos, y que consideramos como válido para arrancar. La premisa es que cuanto mayor es el valor, obviamente mayor es el error cometido: todos sabemos diferenciar entre tareas que llevan 1 hora o 2 horas, pero aproximar si nos llevará 123 horas o 127 es mucho más complicado ¿o no?

Para empezar a “jugar” con estas estimaciones, existe una técnica basada en la Serie de Fibonacci, que es una serie numérica en la que cada número se obtiene de la suma de los dos anteriores: 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, …

Las barajas de “planning poker” se basan en la serie de Fibonacci  pero tienen ciertas variaciones. Se incluye el 0 para elementos que requieren un esfuerzo casi nulo y  1/2 para actividades muy pequeñas pero que ya tienen un poquito de entidad. Además, a partir del 21 las barajas suelen pasar al infinito (∞) y que significará que la tarea se ve demasiado compleja para estimarla al completo y es mejor dividirla y volver a estimar. También suelen incorporar una carta de “pausa” que los miembros del equipo desean parar el análisis para continuarlo más tarde y una interrogación para situaciones en las que no se tiene ni idea del tiempo y habrá que comentarlo.

BarajasPlanningPoker.jpg

¡Adelante! Involucra a tu equipo para que te ayude a estimar y verás que, además de ello, se sentirá partícipe de las decisiones que se tomen y se consolidará la sensación de pertenencia, de equipo, indispensable para el éxito de los proyectos.